En el verano de 2009 nos encargaron desarrollar una aplicación para gestionar leads en Internet, lo recuerdo perfectamente porque las últimas reuniones se celebraron a finales de julio con todo el mundo hablando de las vacaciones a la vuelta de la esquina. Como en otras ocasiones este proyecto dinamitaría las que yo tenía planeadas, pero la verdad es que no me importaba porque estaba tremendamente ilusionado (además que por aquel entonces no tenía ni hijos ni novia ni nada que se le pareciera).
El problema a resolver consistía en que había una multitud de formularios repartidos en distintas microsites, algo que por entonces estaba muy de moda y que en esencia lo que hacían era generar un e-mail cada vez que alguien rellenaba un formulario o `lead´. Esos e-mails eran posteriormente gestionados manualmente por un departamento de backoffice que tras su revisión los remitía a otros departamentos que finalmente gestionaba ese contacto comercial.
En definitiva, mucha manualidad y mucho margen de mejora.
Nuestra propuesta era muy sencilla: todos los formularios pasarían a volcar sus datos en una única base de datos centralizada, para lo cual desarrollamos un API a través de la cual todos los servicios podían volcarnos sus leads de un modo seguro. Después nosotros pintaríamos unas pantallas a través de las cuales backoffice podría gestionar esos formularios y a partir de ahí las operaciones se descartarían o bombearían al departamento comercial correspondiente que las gestionaría a través de la propia aplicación, anotando en ella el resultado.
Todo muy bonito, ahora tocaba hacerlo… durante el mes de agosto para conseguir tener algo visible y muy avanzado para cuando todo el mundo volviera de vacaciones. Me recuerdo trabajando desde Benidorm con el portátil, con una conexión 3G que funcionaba fatal… hasta que dije basta y terminé recurriendo a un cibercafé al que iba todos las mañanas durante cinco ó seis horas para conectarme a su wifi. Día tras día, con un calor de muerte y rezando para que no se me sentara al lado ningún turista más sudoroso de lo habitual… ¡Qué tiempos aquellos!
Lo mejor de todo es que estaba trabajando a las ordenes de un buen amigo, que sabía mucho de la parte de negocio y que estaba totalmente volcado con que el proyecto saliera adelante.
Con esos ingredientes el éxito está asegurado. En los catorce años que llevamos haciendo aplicaciones hemos hecho todo tipo de cosas, de todos los tamaños y complejidades, hemos trabajado para tiendas de ordenadores, médicos, concesionarios de coches, clínicas veterinarias, agencias inmobiliarias, administradores de fincas… lo único que tienes que hacer es cerrar la bocaza, escuchar y aprender, intentar entender primero al máximo el negocio y luego aplicar sobre él los conocimientos que tú sí tienes, en esencia: cómo debe ser una aplicación informática.
Tras varias pruebas y errores la aplicación de formularios salió adelante, las primeras semanas la empezaron a utilizar con cierto recelo… de hecho aunque ya gestionaba todos los formularios, los e-mails se seguían enviando y alguien de backoffice los imprimía todos los días para cotejar que efectivamente en nuestra aplicación había llegado todo.
Sobre esa primera versión se hicieron cientos de mejoras: correos a los clientes, controles de tiempo de respuesta, simulaciones, automatizaciones, recordatorios al departamento comercial, alertas…. A mi amigo no se le terminaban de ocurrir nuevas mejoras con las que nos bombardeaba con frecuencia, a veces en correos escritos a altas horas de la madrugada, que a veces rozaban el delirio… en su defensa hay que decir que acababa de ser padre de mellizos y que por esa época dormía más bien poco.
Recuerdo que una vez le llamé por la mañana para que me ayudara a descifrar lo que me estaba pidiendo en uno de esos correos nocturnos y ni con su ayuda lo conseguimos, finalmente convenimos que lo mejor sería olvidar aquel e-mail y correr un tupido velo. Supongo que debo tenerlo aun por ahí guardado…
El caso es que se le ocurrían un montón de cosas… y allá que nos poníamos, ya por aquel entonces con la ayuda del Guerrero de la Carretera.
La aplicación gustó mucho, podríamos decir que fue un éxito, aunque algún tironcillo de orejas nos llevamos por el camino. A los pocos meses se extendió a otro departamento vecino que tenía un problema muy similar… así que está claro que gustó.
Mirando hacia atrás uno de los mayores aciertos de mi amigo fue su obsesión por conseguir que cruzáramos la facturación con los leads y que le confeccionáramos un cuadro de mando que se distribuía periódicamente por e-mail a varias áreas destacando el negocio que la nueva forma de gestionar esos formularios estaba reportando a la empresa.
Luego pasó lo que pasa en las empresas de un cierto tamaño, en el verano de 2010 a mi amigo le surgió la oportunidad de ocupar otro puesto en la empresa y dio el salto, de hecho hasta se tuvo que mudar a otra provincia. La aplicación quedo atrás y la heredó su sustituto.
Después de su marcha otros departamentos se interesaron por la aplicación y también empezaron a utilizarla…hasta cinco terminaron usándola, pero casi sin mejoras, simplemente deseaban `tener lo mismo´ que ya les funcionaba a los otros, sin voluntad de soñar con nuevas posibilidades. Pasaron los años, los microsites debe ser que dejaron de estar de moda porque fueron desapareciendo uno tras otro, todos los formulario con muy buen criterio se trasladaron a la web corporativa principal que pasó a ser la que nos generaba todas las noches los ficheros con los leads del día.
La aplicación sobrevivió a la muerte de los microsites cuya problemática existencia habían motivado su creación en un origen, e incluso cuando se cambió de cabo a rabo toda la web corporativa se aseguraron de no alterar ni interrumpir el envío de los ficheros y todo siguió funcionado. Con alguna que otra mejora esporádica pero nada parecido al frenesí de los inicios, saltando de un responsable a otro… ¡la de veces que he tenido que explicar su funcionamiento!
Así hasta hoy.
El lunes la aplicación dejó de recibir ficheros y en un par de meses, en cuanto se gestionen los últimos formularios que entraron por ella, se desconectará. Con suerte llegaremos a julio de 2014, aunque sólo sea para poder decir que sobrevivió cinco años.
La buena noticia es que ha sido remplazada por una aplicación corporativa que lleva más de un año y medio fraguándose, así que debe ser cosa seria. Totalmente integrada dentro de las tripas tecnológicas de la empresa, por lo que podemos decir que la gestión de los formularios ha quedado en buenas manos.
Me siento orgulloso del desenlace, al fin y al cabo nuestras aplicaciones no dejan de ser `pilotos´ que deberían terminar siempre de esta manera… aun así, es inevitable sentir una espinita en el corazón: si en menos de un año conseguimos el 95% de la aplicación que en unos meses desconectaremos ¿qué podríamos haber conseguido si el traslado de mi amigo hubiera llegado un año más tarde? No me cabe duda que mucho y parte de ese mucho tal vez también lo habría podido heredar la nueva macro-aplicación corporativa.
Lástima que no fuera así.
Por otra parte, después de ver a nuestra querida aplicación engullir formularios a razón de varios cientos al día, verla ahora sin nada que llevarse a la boca da un poco de pena.
Disculpar si aflora en mi la vena sentimental, pero es que al fin y al cabo llevo teniéndola durante años en la mente, desde el día en que sentados en una terraza en Juan Bravo soñamos con crearla.
